Breadcrumb Breadcrumb

Bahagian Pengambilan Bahagian Pengambilan

Bahagian Pengambilan

Objektif

  • Memberi khidmat sokongan sebagai urus setia kepada Suruhanjaya dalam urusan pengambilan anggota-anggota Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Pelaksana ke dalam Perkhidmatan Awam di bawah bidang kuasanya supaya kemas, teratur dan pantas.

Tugas

  • Bertanggungjawab untuk menguruskan semua urusan pelantikan bagi Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Pelaksana (Kumpulan B di bawah JKK) bagi memenuhi salah satu fungsi SPA berdasarkan Perkara 144 (1) Perlembagaan Persekutuan.

Fungsi

  • Menguruskan pengisian kekosongan jawatan tetap/kontrak untuk Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Pelaksana (bagi kelayakan diploma/ /STPM/ Sijil Matrikulasi Kementerian Pendidikan Malaysia) untuk semua Kementerian/Jabatan dan 4 negeri: Perlis, Pulau Pinang, Negeri Sembilan dan Melaka;dan Menguruskan jadual perjalanan Ahli Suruhanjaya untuk urusan temu duga.

Piagam Pelanggan

  • Kami pegawai dan kakitangan Bahagian Pengambilan, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam berjanji akan memberi perkhidmatan yang cekap dalam menguruskan pengambilan bermula daripada permohonan Kementerian/Jabatan diterima dengan lengkap sehingga tawaran dikeluarkan kepada Kementerian/Jabatan dalam tempoh 8 - 12 minggu.

Aktiviti Utama Bahagian Pengambilan

  • UNIT PROSES
    • Semakan permohonan melalui sistem ePengisian; Penyediaan Penyata Lembaga Permulaan (tapisan) untuk Gred 29 ke atas; Penyediaan Pakej Temu Duga untuk Lembaga Temu Duga; dan Sebagai Urus Setia semakan dokumen di kaunter temu duga.
    Maklumat lanjut : 03-88856364/03-88856374/03-88856146/03-88856128
  • UNIT TEMU DUGA
    • Menyediakan jadual temu duga bagi Ahli Suruhanjaya ; dan membuat tempahan bilik temu duga, hotel dan kenderaan Ahli Suruhanjaya.
    Maklumat lanjut : 03-8885 6330/0388856379
  • UNIT KERTAS SURUHANJAYA
    • Semakan laporan temu duga; Semakan nilai pengiktirafan kelayakan calon; dan Penyediaan Kertas Pertimbangan Suruhanjaya.
    Maklumat lanjut : 03-88806485/03-88856331/03-88856340/03-88856334
  • UNIT TAWARAN
    • Kemas kini status calon ke dalam sistem dan pemakluman keputusan temu duga melalui Portal SPA; dan
    • Penyediaan surat tawaran lantikan kepada calon dan Kementerian/Jabatan;
    Maklumat lanjut : 03-88856357/03-88856275/03-88856350/03-88856348
  • UNIT PERUBATAN
    • Penyediaan Penyata Lembaga Permulaan (tapisan) bagi jawatan Pegawai Perubatan, Pegawai Pergigian dan Pegawai Farmasi; dan Penyediaan Kertas Pertimbangan Suruhanjaya.
    Maklumat lanjut : 03-88856378/03-88856475/03-88856372/03-88856338
  • UNIT PENTADBIRAN
    • Menguruskan sistem ePertanyaan; dan
    • Menguruskan hal ehwal pentadbiran dan kewangan bahagian.
    Maklumat lanjut : 03-8885 6332/03-88856337/03-88856306/03-88856353

Sistem Pengambilan - Sistem Mengambil Sepanjang Masa (SMSM)

  • Urusan pengambilan bermula dengan permohonan yang diterima melalui ePengisian dari Kementerian/Jabatan. Terlebih dahulu, status calon simpanan jawatan yang dipohon akan disemak. Seterusnya proses yang terlibat adalah proses pemerolehan calon dari Bank Data SPA, penyediaan Penyata Lembaga Permulaan (PLP), urusan temu duga, penyediaan Kertas Suruhanjaya dan kemudian proses tawaran kepada calon yang berjaya.
  • Orang ramai boleh berurusan dengan Urus Setia SPA secara online menerusi http://www.spa.gov.my atau melalui ePertanyaan. Maklumat mengenai temu duga boleh dicapai melalui Portal SPA dan SMS sepanjang masa.

Proses Pengambilan Di SPA

  • Urusan pengambilan yang dilaksanakan oleh SPA kini menggunakan sistem berkomputer sepenuhnya, yang dikenali sebagai Sistem Mengambil Sepanjang Masa, atau ringkasannya SMSM. Sistem ini diperkenalkan dalam bulan Januari 1997. Di bawah SMSM, permohonan jawatan boleh dibuat pada bila-bila masa sepanjang tahun. SMSM memudahkan urusan pendaftaran permohonan, tapisan, penyenaraian calon lantikan dan simpanan, penjadualan temu duga, penentuan tempat temu duga dan tawaran jawatan. Di bawah sistem ini pemohon boleh mengemukakan permohonan secara online di Portal SPA http://www.spa.gov.my.
  • Urusan Pengambilan

Permohonan Kementerian/Jabatan/SUK Negeri

  • SPA akan memulakan urusan pengambilan bagi sesuatu jawatan sebaik sahaja menerima permohonan dari Kementerian/Jabatan/SUK Negeri yang berkenaan untuk mengisi jawatan tersebut. Kementerian/Jabatan/SUK Negeri adalah bertanggungjawab melaporkan kekosongan kepada SPA dengan memaklumkan bilangan jawatan yang hendak diisi serta maklumat lain seperti jumlah kekosongan yang dijangka wujud dalam tempoh terdekat, senarai tugas jawatan, diskripsi tugas dan sebagainya melalui ePengisian. Kementerian/Jabatan/SUK Negeri juga boleh memohon apa-apa keperluan khusus yang perlu calon miliki seperti pengkhususan kelayakan mengikut keperluan jabatan atau keperluan skop tugas skim perkhidmatan yang ingin diisi. Kementerian/Jabatan/SUK Negeri perlu memaklumkan jumlah kekosongan sebenar yang ingin diisi dan kekosongan yang dijangka berlaku akibat persaraan, perletakan jawatan, kenaikan pangkat dan lain-lain kekosongan yang akan berlaku dalam tempoh 1 tahun akan datang.
  • Urusan permohonan pengisian bagi sesuatu jawatan adalah tidak melebihi dua kali setahun. Untuk itu, Kementerian/Jabatan/SUK Negeri perlu membuat perancangan yang teliti serta mengambil kira urusan kenaikan pangkat sebelum mengemukakan permohonan pengisian jawatan kepada SPA.

Iklan/Pendaftaran

  • SPA telah melaksanakan urusan permohonan jawatan sepanjang masa melalui online. Dengan kaedah ini, SPA tidak lagi mengiklankan kekosongan jawatan di akhbar sebelum sesuatu urusan pengambilan bagi pengisian jawatan kosong dilaksanakan. Mulai tahun 2009, pendaftaran SPA dijalankan secara online sepenuhnya. Calon perlu berdaftar dengan SPA menggunakan Pendaftaran Pekerjaan Dalam Perkhidmatan Awam (SPA8i). Calon boleh memohon sehingga maksimum 15 pilihan jawatan berdasarkan kelayakan dan minat mereka. Seperti biasa, permohonan boleh dibuat pada bila-bila masa dan tempoh sah laku pendaftaran adalah selama 1 tahun.
  • Permohonan yang lengkap akan didaftarkan di dalam bank data SPA. Tempoh sah laku setiap pendaftaran ialah 1 tahun. Sekiranya pemohon masih tidak ditawarkan sebarang jawatan dalam tempoh 1 tahun dari tarikh Surat Akuan Pendaftaran, mereka perlu memperbaharui pendaftaran sekiranya masih berminat. Berdasarkan permohonan yang dikemukakan oleh Kementerian/Jabatan/SUK Negeri, SPA akan memulakan urusan pengambilan dengan menyemak pemohon yang memohon jawatan berkenaan yang pendaftarannya masih sah. Oleh itu, pemohon dinasihatkan supaya memastikan pendaftaran mereka sentiasa sah/aktif.

Tapisan/Ujian

  • Tapisan ialah peringkat menyenarai pendek calon-calon untuk dipanggil temu duga. Tapisan dilakukan sekiranya jumlah permohonan yang dijana dari bank data SPA jauh melebihi jumlah jawatan kekosongan yang hendak diisi. Oleh itu tapisan akan dibuat hinggalah jumlah calon yang sesuai untuk dipanggil temu duga diperolehi. Jumlah calon temu duga biasanya ditentukan berdasarkan nisbah 10 calon bagi setiap satu kekosongan jawatan dan 10 - 15 calon bagi jawatan yang melibatkan ujian fizikal.
  • Asas tapisan yang utama adalah mengikut kehendak skim jawatan berkenaan. Walau bagaimanapun, sekiranya jumlah permohonan melebihi jumlah kekosongan, asas-asas tapisan lain boleh digunakan. Antara tapisan yang biasa dikenakan adalah bidang pengkhususan, pencapaian Cumulative Grade Point Average (CGPA) dan lulus peperiksaan khas. Lain-lain asas tapisan ialah jantina, umur, kelayakan lebih tinggi seperti Ijazah Sarjana / PHD dan anak negeri serta keperluan-keperluan lain yang dinyatakan secara khusus oleh Kementerian/Jabatan yang memohon pengisian sesuatu jawatan itu. Peperiksaan Online dan ujian psikometrik merupakan salah satu kaedah tapisan.

Temu Duga

  • Calon yang melepasi tapisan akan dipanggil temu duga. Selain daripada Kuala Lumpur dan Putrajaya, SPA akan menetapkan tempat temu duga di semua ibu negeri di Semenanjung dan beberapa tempat di Sabah dan Sarawak.

Kertas Suruhanjaya/Tawaran

  • Urus Setia akan menyediakan Kertas Pertimbangan Suruhanjaya untuk dibentangkan di dalam mesyuarat Suruhanjaya yang kebiasaannya diadakan pada setiap hari Isnin. Semakan secara terperinci akan dilakukan bagi memastikan semua dokumen yang diperlukan telah dikemukakan oleh calon semasa temu duga. Keputusan temu duga boleh diperolehi daripada laman web SPA. Satu salinan asal surat tawaran akan dihantar terus kepada calon manakala satu salinan akan dihantar kepada Kementerian/Jabatan/SUK Negeri yang terlibat untuk tujuan penempatan.